Privatlivspolitik for ADLEX BOLIGADMINISTRATION A/S
OG ADLEX BYGGERÅDGIVNING A/S

Senest opdateret: 31. december 2022

Dataansvar

I ADLEX behandler vi personoplysninger på vegne af vores kunder, som vi er databehandlere for. Vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger og sikrer dig en fair og gennemsigtig behandling.

I nogle tilfælde er ADLEX selv dataansvarlig. Det er vi, når det er os, der bestemmer, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler personoplysningerne skal behandles.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Den dataansvarlige er oftest din udlejer eller din forening. På baggrund af vores rolle som databehandler for foreningen, sikrer vi, at den behandling af dine personoplysninger, der foretages hos os, sker i overensstemmelse med lovgivningen.

Har du brug for at finde oplysninger om databehandling hos den dataansvarlige, skal du rette henvendelse til din forening.

Har du spørgsmål til ADLEX’ behandling af personoplysninger, så er du meget velkommen til at rette henvendelse til:

ADLEX Boligadministration A/S (cvr.nr. 31 33 20 36)

ADLEX Byggerådgivning A/S (cvr.nr. 41 99 65 79)
Købmagergade 60, 3.
1150 København K
Telefonnr.: 33 30 70 85
Mail: pny@adlexbolig.dk

Indsamling af oplysninger

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder, typisk:

Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi eller vores kunder, som vi er databehandlere for, har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er sædvanligvis:

Formålene: 

Formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere:

Formål med behandling af oplysninger på medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

Formål med behandling af oplysninger på ansatte:

Formål med behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

Formål med behandling af oplysninger om kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

Formål med behandling af oplysninger om såkaldte Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere:

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser. Følgende behandling kan typisk forekomme:

Samtykke

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af vores kunders ejendomme sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder revisorer, advokater og ejendomsmæglere, samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.

Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives oplysninger til (under-)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der forpligter disse til at behandle dine personoplysninger fortroligt og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.

Dine personoplysninger vil ikke blive overført til andre lande uden for EU/EØS og lande, der ikke har love, der giver særlig beskyttelse af personoplysninger, der sikrer behandlingen.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Der kan forekomme behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som lejer eller fremlejetager, som medlem af foreningen, som beboer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening, som ansøger på Findbolig.nu, som ansat på ejendommen, som kontaktperson hos en leverandør eller samarbejdspartner, som kunde eller kundens reelle ejer eller bestyrelsesmedlem eller som biperson.

Generelt opbevarer vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det eller de formål, dine personoplysninger er blevet indsamlet til. Det betyder følgende:

Lejer- eller fremlejetager:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit leje- eller fremlejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Medlemmer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode efter medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Ansatte på ejendommene:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af ansættelsesforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af leverandør- eller samarbejdsaftalen og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af kundeforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere; reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer hos kunder:

Vi opbevarer oplysninger, der er relevante som dokumentation for lejefastsættelsen eller andre vigtige forhold på ejendommen, f.eks. lejekontrakter, lejevarslinger, huslejenævnsafgørelser og domme, så længe de kan være nødvendige.

Sikkerhed

Vi har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod at de fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om behandling af personoplysninger. Der er for at sikre dette bl.a. etableret IT-sikkerhedsregler og Behandlingsregler, der følger af vores ISO-certificerede kvalitetsledelsessystem.

Brug af cookies

På vores hjemmeside gøres der brug af ’cookies’. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone, iPad, eller hvad du ellers benytter, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din computer mv. og samle information om din adfærd på nettet, herunder hvilke sider og funktioner, der besøges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få en hjemmeside til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle hjemmesider.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K.