Privatlivspolitik for ADLEX BOLIGADMINISTRATION A/S
OG ADLEX BYGGERÅDGIVNING A/S

Senest opdateret: 31. december 2022

Dataansvar

I ADLEX behandler vi personoplysninger på vegne af vores kunder, som vi er databehandlere for. Vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger og sikrer dig en fair og gennemsigtig behandling.

I nogle tilfælde er ADLEX selv dataansvarlig. Det er vi, når det er os, der bestemmer, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler personoplysningerne skal behandles.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Den dataansvarlige er oftest din udlejer eller din forening. På baggrund af vores rolle som databehandler for foreningen, sikrer vi, at den behandling af dine personoplysninger, der foretages hos os, sker i overensstemmelse med lovgivningen.

Har du brug for at finde oplysninger om databehandling hos den dataansvarlige, skal du rette henvendelse til din forening.

Har du spørgsmål til ADLEX’ behandling af personoplysninger, så er du meget velkommen til at rette henvendelse til:

ADLEX Boligadministration A/S (cvr.nr. 31 33 20 36)

ADLEX Byggerådgivning A/S (cvr.nr. 41 99 65 79)
Købmagergade 60, 3.
1150 København K
Telefonnr.: 33 30 70 85
Mail: pny@adlexbolig.dk

Indsamling af oplysninger

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder, typisk:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
• Ejendomsmæglere
• Foreningen
• foreningens tidligere ejendomsadministrator
• Andre beboere på ejendommen

Formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi eller vores kunder, som vi er databehandlere for, har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er sædvanligvis:

• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/aftalegrundlag med dig
• Behandling i henhold til lovkrav, herunder Lejelov, Boligreguleringslov, Bogføringsloven og Hvidvaskloven
• Vores eller vores kunders berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• Behandling med samtykke

Formålene: 

Formål med behandling af oplysninger på lejere og fremlejetagere:

• Håndtering af leje- eller fremlejeforhold, herunder opkrævning af husleje og udbetaling af depositum og lignende
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger på medlemmer af eller beboere i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

• Håndtering af foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og boligafgift samt planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger på ansatte:

• Håndtering af ansættelsesforhold
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Formål med behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

• Håndtering af leverandør- eller samarbejdsaftale
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger om kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

• Håndtering af administrationsaftale
• Opfyldelse af lovkrav (Hvidvaskloven)
• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Formål med behandling af oplysninger om såkaldte Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere:

• Håndtering af aftale med ’hovedpersonen’
• Håndtering på baggrund af ønske fra de berørte personer
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os eller til vores kunder

Behandling af personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser. Følgende behandling kan typisk forekomme:

• Vi opbevarer dine almindelige personoplysninger i en periode efter ophør af dit lejeforhold, efter udtræden af foreningen eller efter ophør af din leverandøraftale, dit kundeforhold mv. Det sker både i forhold til gældende lovgivning (f.eks. Hvidvaskloven eller Bogføringsloven), der forpligter os, til at opbevare oplysninger i en given periode. Derudover opbevares oplysninger af praktiske og administrative hensyn og med henblik på forældelsesreglerne.
• Vi videregiver dine almindelige personoplysninger til kunden, revisor, håndværkere, huslejenævn, advokat, ejendomsmæglere, potentielle købere af ejendommen i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med drift og administrationen af ejendommen.
• Din lejekontrakt kan blive videregivet til brug som sammenligningslejemål til udlejers advokat, huslejenævn eller andre udlejere, samt deres repræsentanter, der har en interesse i at få dokumenteret det lejdes værdi.
• Både opbevaring og videregivelse sker under hensyn til udlejers interesse i at kunne dokumentere grundlag for lejefastsættelsen i ejendommen eller i et bestemt lejemål samt udlejers pligt til og interesse i at opretholde god skik og orden i ejendommen.

Samtykke

• Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
• Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af vores kunders ejendomme sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder revisorer, advokater og ejendomsmæglere, samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.

Behandling hos tredjeparter sker udelukkende til specifikke formål. Videregives oplysninger til (under-)databehandlere, vil der foreligge en databehandleraftale, der forpligter disse til at behandle dine personoplysninger fortroligt og til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.

Dine personoplysninger vil ikke blive overført til andre lande uden for EU/EØS og lande, der ikke har love, der giver særlig beskyttelse af personoplysninger, der sikrer behandlingen.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Der kan forekomme behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som lejer eller fremlejetager, som medlem af foreningen, som beboer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening, som ansøger på Findbolig.nu, som ansat på ejendommen, som kontaktperson hos en leverandør eller samarbejdspartner, som kunde eller kundens reelle ejer eller bestyrelsesmedlem eller som biperson.

Generelt opbevarer vi dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det eller de formål, dine personoplysninger er blevet indsamlet til. Det betyder følgende:

Lejer- eller fremlejetager:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit leje- eller fremlejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor lejeforholdet er ophørt.

Medlemmer i en ejer-, andelsbolig- eller grundejerforening:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode efter medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor du er udtrådt af foreningen.

Ansatte på ejendommene:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af ansættelsesforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor dit ansættelsesforhold er ophørt.

Kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af leverandør- eller samarbejdsaftalen og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og med henblik på bogføringsloven og forældelsesreglerne, opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af regnskabsåret med sidste leverance eller hvor samarbejdet er ophørt.

Kunder og kundens reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af kundeforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn og af hensyn til bogføringsloven og forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger i 10 år efter udløbet af regnskabsåret for kundeforholdets ophør.
• Oplysninger, som alene er indhentet med henblik på at efterleve hvidvasklovgivningen gemmes i 5 år fra forretningsforbindelsens ophør eller den enkeltstående transaktions gennemførelse, medmindre andet er fastsat i anden lovgivning for sådanne oplysninger.

Bipersoner, som pårørende til f.eks. lejere eller medarbejdere; reelle ejere og bestyrelsesmedlemmer hos kunder:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 10 år efter udløbet af regnskabsåret for hovedforholdets ophør.

Vi opbevarer oplysninger, der er relevante som dokumentation for lejefastsættelsen eller andre vigtige forhold på ejendommen, f.eks. lejekontrakter, lejevarslinger, huslejenævnsafgørelser og domme, så længe de kan være nødvendige.

Sikkerhed

Vi har implementeret såvel tekniske som organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at beskytte dine oplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod at de fortabes eller forringes, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen om behandling af personoplysninger. Der er for at sikre dette bl.a. etableret IT-sikkerhedsregler og Behandlingsregler, der følger af vores ISO-certificerede kvalitetsledelsessystem.

Brug af cookies

På vores hjemmeside gøres der brug af ’cookies’. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone, iPad, eller hvad du ellers benytter, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din computer mv. og samle information om din adfærd på nettet, herunder hvilke sider og funktioner, der besøges med din browser, samt sikre at den fungerer rent teknisk. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få en hjemmeside til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle hjemmesider.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet, Borgergade 28, 1300 København K.

Læs vores cookiepolitik